Jenny Enslöw är tandsköterska och inköpsansvarig på Tandgruppen i Kungsbacka där de har använt PlanOrder sedan 2013 och de får leveranser varje vecka. Den privata kliniken är stor, med 15 behandlingsrum och 30 anställda, och erbjuder allmäntandvård, specialisttandvård, akuttandvård med helgjour och tandreglering med Invisalign.
Manuellt arbete med beställningar
Innan Tandgruppen i Kungsbacka började med PlanOrder skrev alla upp på en lapp i förrådet när de tog det sista av en artikel. Beställningar försökte göras regelbundet, men allt som oftast blev det besvärligt när något tog slut som inte hade skrivits upp. Det tog mycket tid att leta upp artikelnummer och att mata in dem manuellt i datorn eller att ringa ett telefonsamtal för att lägga en akutbeställning.
Eftersom det är en stor klinik och mycket material som ska beställas ville de hitta ett system som skulle förenkla processen och göra det smidigare att hantera lagret.
- Det var väldigt tidskrävande att till exempel leta upp artikelnummer och göra beställningar via datorn så därför blev vi intresserade av Plandents lagerhanteringssystem, berättar Jenny. Före PlanOrder var förrådet större än vad det är nu, med fler artiklar på lager. Det var ostrukturerat och vi låg på en hög årskostnad för förbrukning.
Till och med vår dåvarande revisor undrade något år efter PlanOrder-installationen vad vi hade gjort eftersom kostnaderna för förbrukning hade gått ner så markant.
Alla kan hjälpas åt
Med PlanOrder behöver inte en person bli ensamt ansvarig för beställningarna utan alla på kliniken kan hjälpas åt att scanna in det som behöver fyllas på, även om Jenny har det övergripande ansvaret.
- Vi sparar mycket tid då beställningarna går smidigare nu, vi har tydligare överblick över vad som finns i lager, säger Jenny. Vi behöver inte längre lika mycket produkter på lager – risken att vi står utan material är mindre tack vare att vi har en påfylld lagerlåda av varje artikel och vi har åtgång på materialet vilket innebär att vi inte behöver kassera utgångna varor. Det blir även färre transporter då vi inte behöver göra småbeställningar hela tiden. Med andra ord ett riktigt bra och klimatsmart val ur flera synvinklar.
Hur upplever du att PlanOrder funkar idag?
- Det fungerar jättebra, alla beställningar går genom iPaden där jag även enkelt beställer etiketter på nya artiklar. Vi lägger mycket mindre tid på beställningarna också bland annat tack vare att alla kan hjälpas åt. Och kompletteringsordrarna har minskat. Det är egentligen bara i semestertider som det kan behövas när jag själv inte är på plats.
- Supporten har dessutom varit suverän, säger Jenny. Vi får mail angående ändringar om det till exempel kommer nya artikelnummer eller om produkter som utgått. Jag får god hjälp både från kundtjänst och utesälj – särskilt nu i coronatider med information om bristvaror.
Hur skulle du sammanfatta din upplevelse av PlanOrder med tre ord?
- Kostnadseffektivt, klimatsmart och tidsbesparande.
Tandgruppens förråd och lagersystem
På Tandgruppen har de valt att installera ett så kallat 2-lådorssystem. Det vill säga att man har en brukslåda och en lagerlåda med samma artikel för att säkerställa att de aldrig står utan material då det är en stor klinik med stor åtgång av material. Förrådet är uppdelat på fyra olika ställen på kliniken. Det största förrådet är placerat mitt i kliniken och rymmer huvuddelen av allt material inklusive ett borrskåp – där sitter även iPaden placerad på väggen. I sterilen finns endofilar och tillbehör och det finns även två mindre förråd med kirurgimaterial samt engångsmaterial.
Etiketterna är i första hand placerade på lådorna, men man har även valt att ha vissa kort lösa, placerade på väggen vid iPaden, på de artiklar som finns i de förråd som ligger längst bort.
Rätt produkt, till rätt kostnad, på rätt plats, i rätt tid!
PlanOrder är Plandents lagersystem med inbyggd beställnings- och inventeringsfunktion.
I och med att man inte behöver beställa varor manuellt, och slipper bevaka lagerstatus, får personalen mer intäktsrelaterad tid.
